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Relever 3 défis pour une clôture plus rapide et un meilleur reporting
Améliorer les processus R2R grâce à une gestion intégrée des données et à l’automatisation des processus
Les entreprises s’appuient sur leurs services R2R pour gérer le processus de clôture financière et produire des rapports précis et opportuns. Malheureusement, pour de nombreuses entreprises, il existe des défis systémiques dans leurs processus qui rendent difficile la clôture rapide des comptes ou le développement de rapports dans lesquels les directeurs financiers ont une pleine confiance.
Si vous êtes chargé(e) de la gestion des processus R2R, de clôture ou de reporting de votre entreprise, cet ebook est fait pour vous. Dans ce cadre, nous examinerons trois des défis sous-jacents qui rendent difficiles l’accélération du processus de clôture et la génération de rapports financiers précis.
Clôture et reporting : La fin d’un processus bien plus vaste
Avant d’analyser en détail les défis auxquels sont confrontées les équipes R2R, nous devons reconnaître qu’ils constituent le point final de nombreux processus complexes de données financières. En intégrant des informations provenant des comptes clients, des comptes fournisseurs, de la comptabilité des actifs, des ventes et de la distribution, du contrôle de gestion et d’autres fonctions, le processus de clôture peut s’avérer décourageant. Pourtant, les défis auxquels sont confrontées les équipes de clôture et de reporting sont souvent endémiques aux processus de données SAP dans l’ensemble de l’entreprise.
- Processus de gestion des données lents et manuels
- Mauvaise qualité des données
- Processus risqués et non gouvernés
Les logiciels Precisely Automate constituent une plateforme que vous pouvez appliquer à l’ensemble de votre environnement ERP SAP afin d’atténuer ces défis et bien d’autres encore.
Défi n° 1
Des processus de saisie des données lents
Les processus lents et manuels de saisie des données pour les rapprochements et les écritures comptables mettent à l’épreuve la capacité de votre équipe R2R à réaliser une clôture plus rapide. Cela s’avère particulièrement vrai lorsque votre équipe est obligée de saisir des données à travers les étapes compliquées imposées par l’interface SAP GUI.Par exemple, lors des interactions avec de nouveaux clients, nous avons entendu de nombreuses histoires décrivant comment les équipes gèrent les informations financières telles que les écritures comptables dans des fichiers Excel avant de les saisir manuellement dans SAP. Ce processus entraînait souvent des périodes de clôture longues, des nuits tardives et des employés mécontents.
73 %
des équipes financières fonctionnent encore avec des feuilles de calcul et un système profondément manuel. Est-ce le cas pour votre équipe ?
Journal of Accountancy
87 %
des équipes financières déclarent faire des heures supplémentaires lors du processus de clôture financière.
Journal of Accountancy
« Les processus manuels rendent difficile pour les dirigeants financiers de gérer une opération efficace et performante. »
IOFM
Automatisez et gérez les données SAP avec Excel ou des formulaires Web pour des processus financiers plus rapides et efficaces.Solution
Automatiser les processus de saisie des données
Precisely Automate permet aux équipes financières de créer des solutions flexibles d’automatisation des processus qui permettent aux membres de gérer les données SAP à l’aide d’Excel ou de formulaires Web faciles à utiliser. Avec Precisely Automate, vous pouvez traiter automatiquement d’énormes volumes de transactions, y compris la validation des données contre SAP avant leur enregistrement. Pour les processus R2R tels que les écritures de journal, les mises à jour des comptes du grand livre et les rapprochements, l’automatisation des processus de gestion des données SAP vous permet de clôturer les comptes plus rapidement.Grâce à l’automatisation des processus axée sur la gestion des données SAP, votre service financier peut saisir plus de données, plus rapidement, ce qui réduit les heures supplémentaires et permet aux employés de se consacrer à des tâches plus utiles pour l’entreprise.
Défi n° 2
Processus de gestion des données sujets à l’erreur
Cela peut sembler difficile à croire, mais selon Accountancy Age, seulement la moitié des directeurs financiers font confiance à leurs chiffres.Ces dernières années, la quantité de données essentielles a explosé alors que la saisie manuelle des données n’a pas gagné en précision. Par conséquent, une grande partie de la période de clôture implique des écritures correctives manuelles, des mises à jour des comptes du grand livre et des ajustements fastidieux et chronophages.
« Il est beaucoup plus rentable de prévenir les problèmes de données que de les résoudre. Si une entreprise possède 500 000 enregistrements et que 30 % d’entre eux sont inexacts, elle devra dépenser 15 millions de dollars pour corriger les erreurs, contre 150 000 dollars pour les prévenir. »
Dun & Bradstreet
Solution
Valider les données dans SAP avant de les enregistrer
Precisely Automate offre une gamme de fonctionnalités qui vous aident à éliminer les erreurs de saisie manuelle, à valider les données SAP avant de les consigner et à améliorer les activités de clôture tout en maintenant une conformité et une vérifiabilité totales. Nous vous permettons de réaliser ces opérations en utilisant soit Excel, soit des formulaires web.Par exemple, notre solution de saisie des écritures comptables permet à votre équipe financière de gérer les écritures de journal SAP de fin de période à l’aide de fichiers Excel qui valident les données par rapport à SAP avant d’être soumis pour examen et approbation. La solution gère l’ensemble du processus de manière centralisée, en suivant chaque activité et chaque interaction, avant la mise en file d’attente sur un serveur pour la consignation automatique dans SAP.Bien que la solution de saisie des écritures comptables soit de plus en plus populaire, de nombreuses grandes entreprises dans le monde entier utilisent Automate Studio comme solution pour gérer leurs activités quotidiennes de saisie des écritures comptables et de gestion du grand livre.
Défi n° 3
Processus de gestion des données non conformes
Rappelez-vous, 73 % des équipes financières utilisent encore un système de feuilles de calcul avec saisies manuelles intensives.Pour de nombreux services R2R, les feuilles de calcul et l’acheminement par e-mail sont à la fois le cœur et le fléau de leur existence. Les fichiers Excel peuvent être difficiles à gérer et presque impossibles à auditer. Ajoutez à cela l’acheminement manuel par e-mail pour examen et approbation, et vous obtenez la recette d’un audit SOX raté. Le résultat net est que les départements financiers, qui dépendent de processus manuels non gouvernés et qui gèrent les données SAP à l’aide de feuilles de calcul, prennent des risques inacceptables.
« Jusqu’à 88 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs. »
Accountancy Age
Reporting d’audit simplifiés : sachez en un clin d’œil qui a fait quoi et quand.
Solution
Gestion centralisée des processus
Precisely Automate vous permet d’utiliser des feuilles de calcul Excel ou des formulaires Web pour automatiser et gérer les processus de données SAP tout en respectant des directives strictes en matière de gouvernance et de conformité. En centralisant la gestion, l’acheminement et le suivi des workflows dans vos processus R2R, Automate Evolve permet aux utilisateurs de rester en conformité sans avoir à changer leur façon de travailler ou à acheminer et suivre manuellement les fichiers de reporting Excel.En plus d’être gouvernés et conformes, tous les processus gérés par Automate Evolve peuvent être rapidement examinés par une équipe d’audit. En améliorant votre capacité à mener et à réussir les audits SOX, nous vous aidons à réduire les risques dans les processus financiers sur lesquels vous vous appuyez pour la clôture et le reporting.
Accélérer la clôture et améliorer le reporting avec Precisely
En supprimant les processus manuels de gestion des données, en améliorant la qualité des données et en appliquant une gouvernance centralisée à vos processus R2R (Record to Report) SAP, vous pouvez bénéficier d’une clôture plus rapide et d’un meilleur reporting. Et Precisely Automate peut vous y aider.
« Nous ne voulons plus jamais revenir à notre vie d’avant Precisely Automate, surtout avec la facilité qu’il apporte aux déclarations annuelles ! »
Corinne Fortin
Directrice administrative et financière
Institut Pasteur