ETUDE DE CAS
L’Institut Pasteur poursuit sa démarche d’Excellence grâce à l’usage étendu d’Automate Studio
4,400
lignes publiées dans SAP en 1 heure
33
instituts sur 5 continents
Fondation créée en
1877
Fondation privée reconnue d’utilité publique, créée en 1887 par Louis Pasteur, l’Institut Pasteur est aujourd’hui un centre de recherche biomédicale de renommée internationale, au coeur d’un réseau regroupant 33 instituts présents sur les cinq continents. Plus de 2 500 collaborateurs travaillent sur son campus, à Paris. Leader mondial reconnu dans le domaine des maladies infectieuses, de la microbiologie et de l’immunologie, il compte 130 unités qui se consacrent également à l’étude de certains cancers, de maladies génétiques et neurodégénératives, ou encore à la génomique et à la biologie du développement.
Situation et contraintes
L’optimisation et l’efficacité sont des priorités permanentes de la Direction Administrative et Financière de l’Institut, animée par Corinne FORTIN. Jusqu’à fin 2014, les équipes utilisaient un outil dédié à l’intégration de pièces comptables. Dès janvier 2015, l’adoption de SAP a nettement modifié leurs activités. Cependant, certaines contraintes sont apparues, telles que l’augmentation du volume des données, ainsi que des temps de traitement importants lors d’opérations de contrôle sur certaines transactions.
«Chacune de nos pièces comptables comprend entre 200 à 300 lignes» indique Corinne Fortin.
«Compte-tenu du masque SAP qui dispose de 8 lignes maximum, chaque nouvelle écriture ou modification était chronophage et source de démotivation pour nos collaborateurs.»
Fin 2015, en prévision de la clôture annuelle et la re-ventilation des charges à réaliser, Corinne Fortin réalise, avec le chef de projet en charge de la mise en place de SAP, un recensement des opérations analytiques nécessitant encore des actions manuelles et unitaires par les acteurs métier. Celles-ci représentaient une double contrainte :
- une forte régression pour les opérationnels, en comparaison de l’outil utilisé dans le précédent système d’information,
- une augmentation conséquente des prestations de services engagées dans la mise en oeuvre du nouveau système
«Il nous est alors apparu nécessaire d’étudier les outils disponibles et adaptables à SAP» commente Michel Mathy, Chef de projets à la Direction des Systèmes d’information (DSI) de l’Institut Pasteur.
Secteur
Santé et recherche biomédicale
Défi
- Accroissement des volumes d’injection et d’extraction de données en masse
- Complexité d’usage : peu intuitif pour les usagers finaux, en général non-experts
- Travaux d’injection récurrents, fastidieux et chronophages
Solutions
“C’est une solution très vaste qui évite des développements spécifiques supplémentaires.”
Michel Mathy Chef de projets à la
Direction des Systèmes d’information
(DSI) de l’Institut Pasteur
«Nous sommes très satisfaits de la solution mise en place. Les clôtures “d’avant Precisely Automate” sont des moments que nous ne voulons plus vivre !»
Corinne Fortin Directrice Administrative et Financière de l’Institut Pasteur
Solution
Le cahier des charges de la solution recherchée visait les avantages majeurs suivants : gain de temps, intégration en masse de données, adaptabilité à SAP, facilité d’utilisation pour les opérationnels et autonomie de développement. Après un premier entretien fin septembre 2015 avec les équipes Automate Studio, une prestation d’évaluation sur site de 4 jours a été réalisée, renforcée par 10 jours de support technique. Dès la fin novembre 2015, ce projet pilote accompagné par Automate Studio a permis de constater l’efficacité de la solution Automate Studio, «très rapide et efficace pour les transactions» commente Michel Mathy. «La rapidité et la clarté des réponses du support Automate Studio ont aussi été d’une aide précieuse».
Lors de ce projet pilote, les utilisateurs-clés, tant techniques qu’opérationnels, ont également été formés par Automate Studio pendant 3,5 jours de formation dans un premier temps, puis 2 demi-journées supplémentaires. Ces formations ont permis une montée en compétences à la fois progressive et efficace des équipes utilisant SAP au sein de l’Institut Pasteur.
«9 345 lignes de ventilation analytique ont pu être injectées dans un délai extrêmement court pour les besoins de clôture.» Capable de traiter, notamment, l’équivalent d’une année de factures à multiples imputations en l’espace d’une journée, la solution technique, fonctionnelle et commerciale de Automate Studio a été validée sans réserve par l’Institut Pasteur. Son déploiement a été immédiat, et la mise en production a été effectuée dès janvier 2016. Equipées de la solution Automate Studio, les équipes du contrôle de gestion et de la comptabilité ont créé des interfaces de saisie sous Microsoft Excel et ont intégré facilement des volumes importants de données.
«Une fois les matrices réalisées, c’est vraiment très simple» complète Michel Mathy. «Les anomalies détectées par Automate Studio permettent de corriger sur-le-champ les erreurs de données, et cela d’un seul coup d’oeil puisque nous pouvons voir la totalité d’un fichier avec un seul écran.»
“Initialement choisi pour intégrer des écritures comptables en masse, Automate Studio répond à des besoins métiers finalement bien plus étendus.”
Michel Mathy, Project Manager, Information
Systems Department (ISD) at Institut Pasteur
Résultats
Rapidement autonomes dans l’usage de la solution Automate Studio, les équipes de Corinne Fortin reconnaissent unanimement la facilité d’exécution des réaffectations analytiques –telles que les écritures de fin d’année en clôture ou hors clôture, ou la ventilation des legs- Une meilleure qualité des données est également constatée depuis l’utilisation de Automate Studio. «Nous sommes très satisfaits de la solution mise en place» déclare Corinne Fortin. «Les clôtures « d’avant Automate Studio » sont d’ailleurs des moments que nous ne voulons plus vivre !».
La satisfaction porte sur les bénéfices reconnus par l’Institut Pasteur au travers de son retour d’expérience sur Automate Studio:
- gain de temps réel ;
- facilité d’utilisation ;
- adaptabilité parfaite aux transactions SAP ;
- prise en main simple de la solution, tant par les utilisateurs opérationnels que techniques,
- possibilités infinies de déclinaison de transactions et d’interfaces pour répondre à des besoins métier ;
- sans oublier, l’avantage de disposer d’un mode test avant l’intégration.
«Alors que SAP ne peut aller au-delà de 999 lignes, nous pouvons créer 4 400 lignes en 1 heure, une fois les fichiers préparés et sans anomalies, au lieu de 15 jours
minimum ! » précise Michel Mathy. Par ailleurs, L’institut Pasteur envisage d’utiliser la solution pour continuer d’améliorer l’organisation interne:
- L’utilisation de formulaires, permettant d’offrir un moyen d’interaction à des clients internes non utilisateurs – ou non spécialistes- de SAP, afin de pré-remplir des zones définies d’une transaction SAP. Exemple de cas d’usage : la saisie de commandes de vente par des clients par le biais d’un formulaire adapté.
- La restitution de masterdata : les besoins de référentiels étant très étendus et les transactions disponibles dans SAP étant limitées, la solution Automate Studio permet de disposer et de développer des référentiels de données de base incontournables : fournisseurs, clients, axes d’imputation.
- La gestion en masse des créations de commandes: la solution facilite la création des commandes en masse en complétant toutes les zones nécessaires.
- La mise à jour en masse de référentiels comme le référentiel des prix des articles de vente.
«Les fonctionnalités supplémentaires apportées par Automate Studio favorisent la diversification de son usage, ce qui nous permet de répondre à des objectifs métiers plus étendus que l’objectif initial d’intégration en masse d’écritures comptables », ajoute Corinne Fortin.
Perspectives
En cours d’adoption par d’autres services de l’Institut Pasteur, Automate Studio en est devenu un partenaire privilégié, grâce à l’augmentation significative de la productivité, le nombre de références gérées, la diminution du nombre d’erreurs et l’économie de temps pour chaque utilisateur. «C’est une solution très vaste qui évite des développements spécifiques supplémentaires» ajoute Michel Mathy.
Parmi les nouveaux usages possibles, l’Institut Pasteur évoque les transferts d’immobilisation en masse, la récupération des référentiels fournisseurs et clients, ainsi que la récupération des données du centre de coût pour en analyser la validité.
Et pour aller encore plus loin avec Automate Studio, la DF et la DSI de l’Institut Pasteur souhaitent étudier, via Automate Studio, la modification en masse des tarifs des contrats cadres et des tarifs des articles, les mises à jour des commandes de ventes, ainsi qu’un formulaire de commande client accessible aux utilisateurs internes hors SAP. «Pour la conduite du changement, Automate Studio est tout à fait adapté conclut Corinne Fortin.
Automate Studio
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