Conseils d’experts et bonnes pratiques pour votre migration vers SAP S/4HANA

De nombreux clients de SAP sont passés de ECC à S/4HANA. Une foule d’autres sont repartis de zéro, en mettant en œuvre pour la première fois l’ERP cloud de nouvelle génération de SAP couplé à SAP Solution Manager. Le déploiement de S/4HANA coïncide avec un raz-de-marée d’investissements dans la transformation numérique par des entreprises qui cherchent à rationaliser leurs processus de gestion, à accroître leur agilité et à accélérer le rythme de l’innovation.

Les efforts de transformation numérique les plus réussis se concentrent sur l’autonomisation, en aidant les utilisateurs métier et les équipes à maximiser l’impact sur les résultats et les objectifs stratégiques de l’organisation. Chez Precisely, l’autonomisation est un thème central dans une grande partie de ce que nous faisons. Pour les entreprises qui utilisent S/4HANA, nous offrons un ensemble d’outils puissants pour automatiser et rationaliser les processus. Cela permet de gagner du temps, d’accroître la précision et d’améliorer l’agilité.

L’agilité est la nouvelle devise des entreprises

Dans son rapport 2019 Annual CEO Outlook, KPMG a souligné l’importance croissante de l’agilité. Environ deux tiers des dirigeants ont convenu qu'”agir avec agilité est la nouvelle devise des entreprises ; si nous sommes trop lents, nous ferons faillite”. Il convient de noter que ce sentiment prévalait déjà avant le début de la pandémie de COVID-19. Cette crise n’a fait qu’accélérer le besoin d’agilité des entreprises.

L’instabilité de l’environnement économique joue clairement un rôle dans cette tendance. Les entreprises sont confrontées à des pénuries de main-d’œuvre, à des défis liés à la chaîne d’approvisionnement et à des incertitudes géopolitiques. Par conséquent, nombre d’entre elles ressentent le besoin de changer très rapidement de stratégie et de tactique. Nous assistons à une explosion des données provenant des appareils mobiles, des machines connectées, des capteurs IoT et d’autres sources. Cela présente des opportunités. Les entreprises peuvent potentiellement prendre de meilleures décisions en exploitant toutes ces données. Dans le même temps, cela présente certains défis. Il peut être particulièrement difficile de travailler avec des données stockées dans des systèmes transactionnels comme SAP S/4HANA.

Selon KPMG, les directions investissent massivement dans les technologies axées sur l’automatisation. Leur intention n’est pas de remplacer le personnel, mais de renforcer le personnel qualifié dont ils disposent déjà. Les systèmes ERP traditionnels permettent de gérer des données très structurées. Mais le monde d’aujourd’hui exige une plus grande agilité. Cela signifie souvent qu’il faut manipuler de grands volumes d’informations d’une manière que le système ERP n’a jamais été conçu pour prendre en charge.

Les trois étapes de la migration vers SAP S/4HANA

La manipulation de données en masse est un élément indispensable d’un effort de migration à grande échelle. Le nettoyage et le reformatage des données peuvent être une entreprise fastidieuse et chronophage. Voyons comment l’automatisation peut accroître la rapidité et l’efficacité tout en améliorant la précision.

Pré-migration : Dans le cadre du processus de planification de la pré-migration, les équipes métier doivent évaluer la qualité de leurs données. Bien que la rapidité soit un élément important de tout projet de données, il est vital de s’assurer que les données provenant de l’ancien système ERP sont exactes et cohérentes, et qu’elles sont conformes aux règles métier en vertu desquelles l’entreprise gérera finalement ces données. Dans cette phase du projet, les outils d’automatisation jouent un rôle inestimable dans le nettoyage et le reformatage des données.

Automate Studio de Precisely est le premier outil d’automatisation d’Excel vers SAP, avec de puissantes fonctionnalités pour la création de données en masse et les activités de maintenance.

Dans cette phase du projet, les équipes doivent discuter de la manière dont S/4HANA pourrait fournir une structure et une gouvernance pour leurs processus d’entreprise. Elles doivent accorder une attention particulière aux tâches précédemment gérées à l’aide de Microsoft Excel ou d’autres systèmes non gouvernés.

En considérant les outils d’automatisation comme faisant partie de votre évaluation pré-migration et de votre plan de mise en œuvre, un gestionnaire de solutions SAP peut adopter une approche holistique de la refonte des processus. Cela permet d’optimiser les processus de gestion à long terme.

Migration : Le transfert de vos données d’un système à un autre peut offrir de nouvelles possibilités de changement. C’est le moment idéal pour mettre à jour les informations obsolètes de vos données ERP. Des outils automatisés aident à transformer vos données pour les adapter à la structure du nouveau système et répondre aux besoins de votre entreprise. C’est le moment idéal pour reconfigurer les identifiants du référentiel des fiches ou d’autres éléments de vos données ERP qui ne vous conviennent plus.  Au cours du processus de migration lui-même, l’automatisation peut aider à transformer les ensembles de données pour les adapter à de nouveaux schémas ou structures de données qui répondent aux besoins actuels de l’entreprise.

Lorsque vous migrez des données vers un nouveau système SAP, assurez-vous qu’elles sont conformes aux règles de gestion de S/4HANA. Cela nécessite des outils capables de valider chaque enregistrement et de renvoyer un message d’erreur SAP si les données sont incomplètes ou ne sont pas conformes au format attendu.

Post-migration : Après la migration, les outils d’automatisation offrent un mécanisme puissant pour soutenir l’amélioration continue et l’agilité de l’entreprise. Avec Automate, par exemple, vous pouvez exporter la tarification des articles vers Excel, apporter rapidement et facilement des modifications dans la feuille de calcul, puis transférer ces modifications vers SAP S/4HANA. Que vous souhaitiez importer un vaste catalogue de nouvelles fiches articles, effectuer des mises à jour en masse de vos données clients ou charger en masse des commandes clients dans SAP, Automate peut rationaliser le processus pour vous. Automate se conforme aux règles de gestion de SAP, y compris aux autorisations des utilisateurs. Cela signifie que vous pouvez entièrement aligner vos processus de gestion automatisés sur les normes de sécurité définies par votre gestionnaire de solutions SAP.

Gagner du temps et de l’argent lors de la migration vers SAP S/4HANA

Scientific Drilling était en pleine migration vers SAP S/4HANA lorsque son secteur d’activité a connu un important ralentissement. Les responsables de l’entreprise ont agi de manière décisive, en choisissant d’internaliser la quasi-totalité de ses activités de migration. Malgré une échéance imminente, l’équipe de Scientific Drilling s’est engagée à aller de l’avant, en s’appuyant sur Automate Studio pour le nettoyage et la transformation des données, suivi de tests exhaustifs du nouveau système avant la mise en service.

Bien que l’ensemble des outils standard de SAP ait été utile dans une certaine mesure, l’équipe a constaté qu’Automate était mieux adapté en raison de ses capacités plus robustes. Le responsable informatique de Scientific Drilling attribue la réussite de la migration de l’entreprise à Precisely Automate, affirmant que sans lui, l’entreprise n’aurait pas pu respecter son délai compte tenu des contraintes budgétaires existantes.

Pour rester compétitifs sur le marché actuel, les gestionnaires de solutions SAP et les entreprises doivent relever le défi d’une rapidité et d’une agilité accrues. Precisely Automate aide Scientific Drilling et une multitude d’autres entreprises à s’adapter et à prospérer au milieu de ces défis.

En savoir plus sur la migration vers SAP S/4HANA et les avantages de l’automatisation avec Precisely. Lisez notre ebook gratuit, Comment résoudre les 10 principaux défis liés aux données de référence client dans SAP.