Automatiser les processus SAP® : 5 grandes tendances

Les processus de données SAP manuels et sujets aux erreurs ne suffisent tout simplement plus.

Les entreprises qui en prennent conscience et qui procèdent à des changements à grande échelle seront celles qui resteront adaptables et compétitives, et qui parviendront finalement à la transformation numérique.

À quoi ressemble ce changement ? L’automatisation.

L’automatisation des processus qui créent et maintiennent les vastes quantités de données interdépendantes qui soutiennent vos processus de gestion SAP ERP est essentielle pour gagner en agilité, en rapidité et pour améliorer la qualité et l’intégrité des données.

Une étude récente menée par Precisely et l’Americas SAP Users Group (ASUG) montre que si la nécessité et les avantages de l’automatisation des processus SAP sont bien compris, la réussite des initiatives d’automatisation est plus facile à dire qu’à faire.

Nous avons interrogé plus de 150 acteurs informatiques et utilisateurs professionnels des systèmes et processus SAP ERP sur les défis et opportunités spécifiques liés à l’adoption et à la mise en œuvre d’une stratégie d’automatisation. Qu’ont-ils à dire?

Explorons cinq points clés du rapport 2023 State of SAP Automation : Une enquête exhaustive auprès des dirigeants d’entreprise et des responsables informatiques.

Enseignement n° 1 : L’automatisation des processus SAP est importante pour la transformation digitale

L’avantage concurrentiel est un impératif commercial pour les organisations de tous les secteurs. Pour obtenir cet avantage, trois résultats principaux de la transformation numérique sont nécessaires :

• Agilité
• Rapidité
• Amélioration de la qualité et de l’intégrité des données

Notre enquête a montré que les répondants voient la valeur de l’automatisation pour abattre les barrières et atteindre ces objectifs, mais les niveaux de maturité de l’automatisation sont encore relativement faibles dans l’ensemble. Voici quelques-unes des principales conclusions :

• Plus de 85% des personnes interrogées déclarent reconnaître la valeur de l’automatisation de leurs processus de gestion SAP et des données associées pour atteindre la transformation numérique.
• 74% reconnaissent que l’automatisation réduit le travail manuel et améliore l’efficacité …
• … mais moins de la moitié (47 %) déclarent un niveau de maturité d’automatisation ” moyen “, et seulement 5 % un niveau de maturité ” élevé ” ou ” très élevé “.

L’écart entre le niveau élevé de reconnaissance de la valeur et les niveaux de maturité et d’adoption faibles à moyens met en évidence des défis commerciaux plus larges et des obstacles granulaires qui doivent être résolus avant que l’automatisation et la transformation ne puissent commencer.

– Ce qui nous amène au prochain point à retenir.

Enseignement n° 2 : la complexité est le principal obstacle à l’automatisation des processus SAP

Si vous travaillez avec des processus SAP, cette conclusion ne devrait pas vous surprendre.

La complexité, le manque de compétences et de temps, ainsi que la mauvaise qualité des données sont autant de défis majeurs pour l’automatisation des processus SAP.

Notre étude a révélé que cette complexité comporte plusieurs dimensions : les processus de gestion eux-mêmes et les données associées à chaque enregistrement SAP. La complexité dans chaque domaine augmente rapidement, ce qui complique l’analyse et la réorganisation des processus.

S’il n’est pas surprenant que la complexité soit le principal obstacle à l’adoption de l’automatisation, les chiffres révèlent des tendances plus nuancées :

– 50 % des personnes interrogées sont confrontées à la complexité des processus de gestion

– 45% des personnes interrogées sont confrontées à la complexité et au volume des données de base SAP

Il est intéressant de noter qu’en approfondissant la question, nous constatons que la complexité des processus est citée comme un défi par.. :

• 64% des entreprises où les équipes d’architecture d’entreprise dirigent les efforts d’automatisation.
• 29 % des entreprises où les équipes dédiées à la transformation numérique ou au centre d’excellence dirigent les efforts d’automatisation.

Il s’agit d’un écart considérable, qui nous indique que la mise en œuvre de l’automatisation des processus peut être mieux menée par des équipes plus proches de l’ERP SAP et des processus d’entreprise eux-mêmes, plutôt que par celles qui se concentrent sur l’infrastructure sous-jacente et la technologie d’automatisation choisie.

Lorsque nous nous concentrons sur les défis associés aux données de référence, ils s’alignent sur les complexités de la gestion, de la modification ou de l’automatisation des données de référence SAP et des processus connexes. La gestion des données de référence à travers plusieurs systèmes d’enregistrement signifie généralement que la solution automatisée inclura un système multi-domaine et nécessitera éventuellement une coordination avec d’autres systèmes à l’échelle de l’entreprise tels que Salesforce.

Malgré ces défis, la bonne nouvelle est que nous avons constaté que, dans la plupart des cas, ils peuvent être surmontés grâce à un effort d’analyse et de réingénierie des processus actuellement en place pour la création et la gestion des données SAP. Une fois cette étape franchie, il peut être relativement facile d’analyser les processus en composants connexes qui peuvent constituer le point de départ de l’automatisation.

À retenir n° 3 : L’automatisation génère des avantages pour l’entreprise

L’automatisation réduit les tâches manuelles de bas niveau et accroît l’efficacité.

Les répondants à l’enquête qui ont déclaré utiliser l’automatisation à des niveaux de maturité “moyen”, “élevé” ou “très élevé” constatent une valeur large et diversifiée dans leur organisation, qui se répartit en deux catégories principales d’avantages pour :

– les employés et leur travail

– l’entreprise dans son ensemble

Selon nos répondants, les deux principaux avantages de l’automatisation des processus sont l’efficacité et la réduction du travail manuel et de bas niveau (74 % chacun), suivis d’une réactivité plus rapide aux besoins de l’entreprise (52 %).

Si 45% des personnes interrogées ont déclaré que l’automatisation des processus SAP éliminait le travail manuel et de bas niveau, ce chiffre est passé à 57% dans les organisations où le développement citoyen (citizen development) est important.

Ces avantages peuvent à leur tour conduire à de meilleures performances sur le marché concurrentiel d’aujourd’hui, ainsi qu’à des employés plus heureux effectuant un travail à plus forte valeur ajoutée.

Enseignement n° 4 : La complexité, la personnalisation et la gestion des données sont des obstacles à l’optimisation et à la refonte des processus

Comme nous l’avons mentionné au point 2, la complexité est un thème commun à toutes nos recherches, et l’optimisation et la refonte des processus d’entreprise en vue de leur automatisation n’échappent pas à cette tendance.

Les trois principales réponses à notre question sur les obstacles rencontrés dans ces domaines le montrent clairement :

1. Trop de personnalisations/incohérences entre les systèmes (60%)
2. Problèmes de maintenance et de gouvernance des données de base (58%)
3. Manque de documentation claire sur les processus (51%)

Des facteurs tels que les t-codes personnalisés et les processus utilisés pour créer et gérer les données SAP sont souvent en place depuis des années, ce qui rend difficile de comprendre comment et pourquoi les processus ont été créés. Et le manque de documentation autour des processus qui peuvent avoir été développés pour un cas d’utilisation spécifique à un moment donné renforce cette difficulté.

Nous avons également abordé le problème de la complexité des enregistrements de données de base et des processus associés. L’automatisation des processus de mise à jour et de maintenance est difficile, et de nombreuses entreprises se concentrent sur la qualité initiale des données – mais des erreurs de données sont souvent introduites lors des mises à jour et de la maintenance, en particulier lorsque la gouvernance fait défaut.

Dans le même ordre d’idées, les obstacles les plus courants (bien que moins critiques) à la refonte des processus sont les suivants

– la gestion des données en dehors de SAP dans Excel (29%)

– la gestion manuelle des données (23%)

– la sécurité et la protection des données (20 %)

– Cela souligne la nécessité d’aligner les processus de création et de maintenance de vos enregistrements de données de référence pour que les initiatives de refonte et d’optimisation soient couronnées de succès.

Sur le plan organisationnel, deux obstacles communs sont ressortis de nos recherches :

1. Les priorités concurrentes (61%)
2. Les contraintes budgétaires (42%)

Si ces obstacles peuvent être surmontés en démontrant efficacement la valeur attendue de l’automatisation, il n’en reste pas moins que les programmes de transformation numérique et d’automatisation ont généralement de longs cycles de mise en œuvre – ce qui les rend plus difficiles à présenter parmi les besoins plus immédiats de l’entreprise.

En fin de compte, lorsqu’il s’agit de défis liés aux processus et à l’organisation, il existe des moyens de surmonter les obstacles et d’atteindre les objectifs de la transformation numérique sans compromettre ou perturber de manière significative vos activités.

L’optimisation et la refonte des processus de gestion deviennent moins difficiles à mesure que les entreprises apprennent par la pratique et augmentent leur maturité en matière d’automatisation. En d’autres termes, plus les projets d’automatisation des processus SAP sont menés à bien, plus les outils sont acquis et plus les compétences sont développées, plus il est facile de poursuivre sur cette lancée.

Enseignement n° 5 : La finance est le secteur d’activité qui présente le plus grand potentiel d’amélioration

Soixante-six pour cent des répondants à l’enquête ont classé la finance comme le secteur d’activité ayant le plus grand potentiel d’amélioration – plus que toute autre catégorie.

Les processus financiers critiques impliquent à la fois des données transactionnelles et des données de base SAP et doivent maintenir la meilleure qualité et la plus grande intégrité possibles, ce qui en fait des solutions naturelles pour l’automatisation qui peuvent fournir une meilleure qualité de données et une gouvernance vérifiable.

Viennent ensuite les domaines présentant le plus grand potentiel d’amélioration :

• la gestion des données de référence SAP (43 %)
• la gestion de la chaîne d’approvisionnement (40 %)
• les achats (37 %).
• La gestion des données de référence SAP présente un potentiel de retour sur investissement important car les compétences, outils et pratiques acquis peuvent être appliqués à l’automatisation de SAP dans plusieurs secteurs d’activité.

L’agilité, la rapidité et la flexibilité étant plus importantes que jamais dans les domaines de l’approvisionnement et de la chaîne logistique, il n’est pas surprenant de voir ces deux réponses figurer parmi les quatre premières. Le maintien de la gouvernance et de la qualité des données face à des perturbations commerciales comme celles que nous avons connues ces dernières années est essentiel pour créer et maintenir un avantage concurrentiel.

Ces résultats montrent que si vous cherchez à monter un dossier et à obtenir un soutien financier pour des projets d’automatisation des processus SAP, ces secteurs d’activité devraient constituer une base solide.

Quelle est la suite de votre parcours d’automatisation des processus SAP ?

Quelle est votre approche de l’automatisation et comment évalueriez-vous votre niveau de maturité en matière d’automatisation ? Vos initiatives soutiennent-elles les résultats souhaités en matière de transformation numérique – comme la vitesse, l’agilité, la qualité et l’intégrité des données ?

Si vous vous sentez inspiré après avoir lu ces conseils, vous trouverez encore plus d’informations dans notre rapport complet. Téléchargez votre exemplaire du rapport 2023 sur l’état de l’automatisation SAP pour guider votre chemin unique vers le succès de l’automatisation et de la transformation.