eBook
3 Herausforderungen für schnellere Abschlüsse und bessere Berichterstattung meistern
Record-to-Report-Prozesse durch integriertes Datenmanagement und integrierte Prozessautomatisierung verbessern
Die R2R-Abteilungen (Record-to-Report) von Unternehmen sind für Finanzabschlüsse und die Erstellung genauer und zeitnaher Berichte verantwortlich. Leider erschweren in vielen Unternehmen systembedingte Herausforderungen das schnelle Schließen der Bücher oder das Erstellen von Berichten, denen die CFOs vollständig vertrauen.
Lesen Sie dieses eBook, wenn Sie für die R2R-, Abschluss- oder Berichterstattungsprozesse Ihres Unternehmens verantwortlich sind. Darin werden drei Herausforderungen untersucht, die es schwierig machen, Abschlüsse zu beschleunigen und genaue Finanzberichte zu generieren.
Abschluss und Berichterstattung: die letzten Phase eines viel größeren Prozesses
Bevor wir uns mit den Herausforderungen für R2R-Teams befassen, müssen wir berücksichtigen, dass sie den Endpunkt vieler komplexer Finanzdatenprozesse darstellen. Da Informationen aus der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, aus Verkauf und Vertrieb, Controlling und weiteren Funktionen einbezogen werden müssen, kann der Abschlussprozess als beängstigend schwierige Aufgabe erscheinen. Und die Herausforderungen für die Abschluss- und Berichterstattungsteams treten häufig bei sehr vielen SAP-Datenprozessen im gesamten Unternehmen auf.
- Langsame, manuelle Datenmanagementprozesse
- Geringe Datenqualität
- Risikobehaftete, unreglementierte Prozesse
Precisely Automate stellt eine Plattform bereit, die Sie auf die gesamte SAP ERP-Umgebung anwenden können, um diese und weitere Herausforderungen zu meistern.
Herausforderung 1
Langsame Dateneingabe
Durch langsame, manuelle Dateneingabeprozesse für die Abstimmung und Journalbuchungen kann Ihr R2R-Team Abschlüsse nur schleppend fertigstellen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn Ihr Team Daten über die komplizierten Schritte der SAP GUI eingeben muss.Beispielsweise haben wir in Gesprächen mit neuen Kunden zahlreiche Berichte darüber gehört, wie sie diese Finanzinformationen, z. B. Journalbuchungen, in Excel-Dateien verwalten, bevor die Daten manuell in SAP-Anwendungen eingegeben werden müssen. Dies führte häufig zu langen Abschlussperioden, vielen Überstunden und unzufriedenen Mitarbeitern.
73 %
der Finanzteams arbeiten noch mit einem auf Tabellen basierenden System, das viele manuelle Prozesse erfordert. Gehört Ihr Team auch dazu?
Journal of Accountancy
87 %
der Finanzteams machen während des Finanzabschlusses Überstunden.
Journal of Accountancy
„Manuelle Prozesse erschweren den Führungskräften im Finanzbereich einen effizienten und effektiven Betrieb.“
IOFM
Automatisieren und verwalten Sie SAP-Daten mit Excel oder Webformularen, um für schnellere und effizientere Finanzprozesse zu sorgen.Lösung
Automatisierung der Dateneingabe
Mit Precisely Automate können Finanzteams flexible Lösungen für die Prozessautomatisierung entwickeln, mit denen die Teammitglieder SAP-Daten mit Excel oder unternehmensfreundlichen Webformularen verwalten können. Precisely Automate ermöglicht Ihnen die automatische Verarbeitung von Massentransaktionsvolumen, einschließlich der Überprüfung der Daten mithilfe von SAP vor der Übermittlung. Die Automatisierung des SAP-Datenmanagements bei R2R-Prozessen wie Journalbuchungen, Aktualisierungen von Hauptbuchkonten und Abstimmung erleichtert es Ihnen, Bücher schneller abzuschließen.Durch die Prozessautomatisierung für das SAP-Datenmanagement kann Ihre Finanzabteilung größere Datenmengen schneller eingeben. So reduzieren Sie Überstunden, und die Mitarbeiter haben mehr Zeit für produktivere Aufgaben.
Herausforderung 2
Fehleranfällige Datenmanagementprozesse
Es ist kaum zu glauben, aber laut Accountancy Age traut nur die Hälfte der CFOs ihren Zahlen.Im Laufe der letzten Jahre nahm die Menge der unternehmenskritischen Daten in exponentiellem Ausmaß zu, während sich die Genauigkeit der manuellen Dateneingabe nicht verbessert hat. Daher werden während eines großen Teils der Abschlussperiode manuelle Korrekturen von Journalbuchungen, Aktualisierungen von Hauptbuchkonten und Anpassungen durchgeführt, die mühsam und zeitaufwendig sind.
„Es ist weitaus kosteneffizienter, Datenprobleme zu verhindern, als sie zu lösen. Wenn ein Unternehmen 500.000 Datensätze hat und 30 % davon ungenau sind, erfordert die Korrektur der Probleme 15 Millionen $, ihre Verhinderung jedoch nur 150.000 $.“
Dun & Bradstreet
Lösung
Validieren der Daten mit SAP vor der Übermittlung
Precisely Automate bietet eine Reihe von Funktionen, um Fehler bei der manuellen Dateneingabe zu verhindern, SAP-Daten vor der Übermittlung zu validieren und Aktivitäten in der Abschlussperiode zu verbessern, während die Compliance und Überprüfbarkeit in vollem Umfang erhalten bleiben. Dies ist mit Excel oder mit Webformularen möglich.Angenommen, Ihr Finanzteam kann über Ihre Unternehmenslösung für Journalbuchungen die Periode und SAP-Journalbuchungen mit Excel-Dateien verwalten, die mit SAP validiert werden, bevor sie zur Überprüfung und Genehmigung übermittelt werden. Und die Lösung verwaltet den gesamten Prozess zentral, wobei jede Aktivität und Interaktion nachverfolgt wird, bevor sie auf einem Server in die Warteschlange gestellt wird, um automatisch in SAP übermittelt zu werden.Unternehmenslösungen für Journalbuchungen werden immer beliebter, jedoch nutzen viele der größten Unternehmen weltweit Automate Studio als Desktop-Lösung für die alltägliche Durchführung von Journalbuchungen und die Hauptbuchverwaltung.
Herausforderung 3
Nicht kompatible Datenmanagementprozesse
Wie bereits erwähnt, verwenden 73 % der Finanzteams immer noch ein auf Tabellen basierendes System, das viele manuelle Prozesse erfordert.Für viele R2R-Abteilungen sind Tabellen und E-Mail-Weiterleitung die wichtigsten, jedoch auch lästigsten Werkzeuge. Die Verwaltung von Excel-Dateien kann schwierig sein und die Überwachung der Daten ist nahezu unmöglich. Wenn dann noch für die Überprüfung und Genehmigung E-Mails weitergeleitet werden, können Sie davon ausgehen, dass das SOX-Audit nicht bestanden wird. Das alles bedeutet, dass Finanzabteilungen, die in ungeregelten manuellen Prozessen SAP-Daten mit Tabellen verwalten, nicht akzeptable Risiken eingehen.
„Bis zu 88 % der Kalkulationstabellen enthalten Fehler.“
Accountancy Age
Einfache Erstellung von Prüfungsberichten: Erkennen Sie auf einen Blick, wer was und wann durchgeführt hat.Lösung
Zentrales Prozessmanagement
Precisely Automate ermöglicht es Ihnen, mit Excel-Tabellen oder Webformularen SAP-Datenprozesse zu automatisieren und zu verwalten und dabei strenge Governance- und Compliance-Richtlinien einzuhalten. Mit Automate Evolve können Benutzer durch die zentrale Verwaltung, Weiterleitung und Nachverfolgung von Workflows in allen R2R-Prozessen die Compliance wahren, ohne ihre Arbeitsweise zu ändern oder Excel-Berichtsdateien manuell weiterzuleiten und nachzuverfolgen.Alle über Automate Evolve verwalteten Prozesse unterliegen nicht nur der Governance und sind konform, sondern lassen sich auch schnell von einem Auditteam überprüfen. Mit unserer Lösung lassen sich SOX-Audits leichter durchführen und bestehen, sodass Sie die Risiken in Ihren Finanzprozessen für Abschlüsse und Berichterstattung reduzieren können.
Schnellere Abschlüsse und optimierte Berichterstattung mit Precisely
Wenn Sie manuelle Datenmanagement-Prozesse vermeiden, die Datenqualität verbessern und zentrale Governance auf Ihre SAP-R2R-Prozesse anwenden, erzielen Sie schnellere Abschlüsse und verbessern die Berichterstattung. Und Precisely Automate kann Ihnen dabei helfen.
„Wir können uns die Arbeit ohne Precisely Automate gar nicht mehr vorstellen – insbesondere weil sich jetzt Jahresabschlüsse viel einfacher erstellen lassen!“
Corinne Fortin
Administrative & Financial Director
Institut Paseur