Verändern Sie Ihre Arbeitsweise – mit SAP Process Automation

Daten sind die Power, die die Geschäftsentscheidungen in der heutigen Welt vorantreibt. Um sie effektiv nutzen zu können, müssen Unternehmen in Mitarbeiter, Prozesse und Technologien investieren, die es den Anwendern im gesamten Unternehmen ermöglichen, fundierte Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger Daten zu treffen. Dazu gehört auch ein klarer Fokus auf geschäftliche Agilität. Und der SAP Process Automation kommt eine entscheidende Bedeutung zu.

In seinem Bericht “2019 Global CEO Outlook” hob KPMG die Bedeutung von Flexibilität und Widerstandsfähigkeit in Zeiten der Unsicherheit hervor. Dieser Bericht wurde im Mai 2019 veröffentlicht, lange bevor die COVID-19-Pandemie auf der Weltbühne auftauchte. Die Autoren des Berichts stellten fest, dass “67 Prozent der CEOs sagen, dass agiles Handeln die neue Währung im Business ist.” Angesichts der weltweiten Pandemie, der geopolitischen Unruhen, der Unterbrechungen in der Lieferkette und des Arbeitskräftemangels ist diese Aussage wahrer denn je.

Wenn man den datengesteuerten Imperativ mit dem Mandat für erhöhte Agilität vergleicht, ist die Schlussfolgerung klar: Unternehmen, die Daten effektiv und effizient verwalten und nutzen, werden einen deutlichen Vorteil gegenüber ihren Konkurrenten haben.

Einfaches Verschieben und Bearbeiten von Daten

Die Automatisierung spielt hier eine entscheidende Rolle. In einem angespannten Arbeitsmarkt, in dem es oft schwierig ist, Spitzenkräfte zu gewinnen und zu halten, bietet die Technologie einen klaren Vorteil. Durch die Automatisierung sich wiederholender Prozesse können Unternehmen ihre wertvollen Mitarbeiter entlasten, damit sie sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können. Selbst Unternehmen, die in der jüngsten Vergangenheit Personal abgebaut haben, verfügen wahrscheinlich immer noch über Fachexperten, die wichtiges organisatorisches Wissen mit sich herumtragen. Automatisierung ermöglicht es diesen Experten, ihre Talente zu nutzen, um bessere Ergebnisse und eine größere Wirkung zu erzielen.

Aber Automatisierung ist nur ein Teil eines größeren Bildes. Die erfolgreichsten Unternehmen befassen sich mit Daten und Prozessen in Verbindung miteinander. So sollte ein Unternehmen, das seine Datenqualität verbessern will, auch die Prozesse untersuchen, mit denen diese Daten überhaupt erst erstellt und verwaltet werden.

Produktinformationen beispielsweise ändern sich in den meisten Unternehmen häufig. Aktualisierungen bei der Preisgestaltung, der Produktkonfiguration, des Verpackungsdesigns und der gesetzlichen Haftungsausschlüsse können auch oft vorkommen. Insbesondere in Zeiten schneller Veränderungen. Die schnelle und einfache Durchführung dieser Änderungen ist nicht nur eine Frage der Effizienz. Es geht auch darum, flexibler zu sein. Und gleichzeitig eine hohe Datenqualität zu gewährleisten.

SAP-Stammdaten mühelos aktualisieren

Die Verwaltung von SAP-Stammdaten ist eine gewaltige Aufgabe. Das Anlegen und Aktualisieren von Materialien, Kunden, Lieferanten und Kerndaten im Finanzbereich nimmt viel Zeit in Anspruch. Vor allem, wenn Sie mit den Einschränkungen der SAP-GUI arbeiten. Alle diese Datensätze sind natürlich eng miteinander verknüpft. Und in vielen Fällen ist SAP das zentrale Datensystem, um das sich alles andere dreht.

Die Automatisierung hilft Ihnen, diese Daten weitaus effizienter zu verwalten. Aber es ist wichtig, dass die Tools für die Automatisierung so konzipiert sind, dass sie innerhalb des regelbasierten Rahmens arbeiten, der für einen reibungslosen Betrieb Ihrer ERP-Software sorgt.

Während sich viele Lösungen für die SAP-Prozessautomatisierung auf das eine oder andere Glied in der gesamten Wertschöpfungskette konzentrieren, bevorzugt Precisely einen ganzheitlichen Ansatz. Und dieser kombiniert Desktop-Automatisierung mit Workflows und anderen Prozessautomatisierungstools. Und dieser Ansatz umfasst ganze Abteilungen oder Bereiche. Das Ergebnis ist eine komplette Lösung für die End-to-End-Automatisierung. Sie bietet ein breiteres Spektrum an Vorteilen als eine einfache Desktop-Automatisierung oder Prozessautomatisierung allein.

Mit Precisely Automate können Sie Daten aus SAP mit Excel extrahieren, Änderungen vornehmen, Genehmigungen einholen und Ihre Änderungen zurück in SAP buchen, ohne den langsamen, manuellen und fehleranfälligen Prozess der Dateneingabe in die SAP-GUI zu durchlaufen.

Als der Automobilzulieferer Dorman eine einfache Änderung an einer Teilmenge der Materialstammsätze in seinem SAP-System vornehmen musste, berechnete das Unternehmen den Zeitaufwand, der für die manuelle Durchführung der Aufgabe erforderlich wäre. Der Aufwand würde 1.800 Arbeitsstunden betragen, die Einstellung von Zeitarbeitern erfordern und etwa 135.000 Dollar kosten. Mit Hilfe der Desktop-Automatisierung konnte Dorman die gleichen Aufgaben in nur 150 Stunden erledigen, wobei die derzeitigen Mitarbeiter eingesetzt wurden. Das Unternehmen sparte so über 123.000 Dollar bei minimalen Auswirkungen auf das Geschäft.

Agilität in großem Maßstab erreichen

Wenn Sie SAP als Ihr ERP-System einsetzen, haben Sie wahrscheinlich schon einmal eine ähnliche Situation erlebt. Die meisten Unternehmen können von dieser Art der Automatisierung routinemäßig profitieren. Groß angelegte Änderungen der Preisgestaltung sind ein sehr häufiger Anwendungsfall. Viele Kunden nutzen die Automatisierung in der Finanzanwendung von SAP. Und das Hinzufügen von Journaleinträgen oder neuen GL-Konten in großem Umfang lässt sich durch Automatisierung schneller, einfacher und genauer durchführen.

Es gibt zwar einige Einzweck-Automatisierungstools auf dem Markt, diese bieten jedoch nicht die breite Palette von Vorteilen, die eine vollständige Automatisierungslösung bieten kann. Ein umfassender Ansatz hingegen ermöglicht es den Anwendern, Prozesse dynamisch miteinander zu verknüpfen. So dass zusammenhängende Automatisierungsaufgaben vollständig aufeinander abgestimmt sind und in Verbindung miteinander ausgeführt werden.

Um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten, ist es wichtig, dass die Anwender in der Lage sind, die Daten anhand der SAP-Geschäftsregeln zu validieren, bevor sie Änderungen im System vornehmen.

Low Code- und No Code-Ansätze für die Automatisierung

Precisely Automate macht es möglich, Ihr Unternehmen mit Low Code- und No Code-Ansätzen zur Automatisierung in großem Umfang positiv zu beeinflussen. Das bedeutet, dass Sie weniger Geld für die Softwareentwicklung ausgeben müssen. Und mehr Möglichkeiten in die Hände Ihrer Anwender legen. Automate setzt die SAP-Benutzerberechtigungen durch. Und stellt dadurch sicher, dass nichts ohne die entsprechenden Berechtigungen geändert werden kann.

Sie können Workflows in Automate konfigurieren, um benutzerdefinierte Geschäftsregeln anzuwenden. In Ihrem Unternehmen können vor der Buchung von Journalbuchungen verschiedene Genehmigungsstufen erforderlich sein, z. B. abhängig vom Gesamtbetrag dieser Transaktionen. Sie können Automate so konfigurieren, dass Genehmigungen auf der Grundlage der Geschäftsregeln Ihres Unternehmens weitergeleitet werden und Einträge automatisch gebucht werden, nachdem die endgültige Genehmigung erteilt wurde.

Wann sollten Sie starten?

Also wann ist der richtige Zeitpunkt für die Automatisierung Ihrer SAP-Prozesse gekommen? Wenn Sie mit Fehlern in Ihren Daten zu kämpfen haben, ist es wahrscheinlich, dass Automatisierung helfen kann. Oder falls Prozesse zu lange dauern – zum Beispiel, wenn die Markteinführung eines neuen Produkts häufig durch Aufgaben im Bereich Datenmanagement verzögert wird – können Sie sicherlich von einer kompletten SAP-Automatisierungslösung profitieren. Wenn Sie mit komplexen Datensätzen zu tun haben, die Eingaben von mehreren Beteiligten erfordern, kann Ihnen die Automatisierung zweifellos helfen. Sie sparen Zeit sparen, erzielen eine bessere Genauigkeit und können die organisatorische Agilität verbessern.

Precisely Automate wurde entwickelt, um strategische Datenprozesse zu digitalisieren, wie z.B. Produkteinführungen, Onboarding von Kunden und Lieferanten, Einrichtung von GL-Konten und Wartung von Anlagen. Mit Automate können Sie die verschiedenen SAP-Prozessautomatisierungs- und Datenanforderungen Ihrer Regionen, Produktlinien oder Geschäftsbereiche mit einer kompletten Workflow-Lösung für maximale Flexibilität und größere Wirkung unterstützen.  Um mehr darüber zu erfahren, wie Precisely Automate Ihrem Unternehmen helfen kann, lesen Sie unser eBook.