Schlüsselkomponenten für die erfolgreiche Implementierung einer Automatisierungslösung

Die Unsicherheiten der letzten Jahre haben die Weltwirtschaft in einem noch nie dagewesenen Ausmaß gestört, zunächst durch die COVID-19-Pandemie, dann durch Unterbrechungen der Lieferkette, Inflation und geopolitische Unsicherheit. Vor dem Hintergrund all dieser Unwägbarkeiten konzentrieren sich Manager darauf, die Effizienz, den Einsatz einer Automatisierungslösung in verschiedenen Untersnehmensbereichen und die Agilität in ihren Unternehmen zu steigern.

Die digitale Transformation spielt hier eine zentrale Rolle, da Unternehmen auf leistungsstarke Analysen, Automatisierung, Digitalisierung, KI und maschinelles Lernen setzen, um einen sinnvollen Geschäftswert zu erzielen. Die Automatisierung hat verschiedene Formen angenommen, von relativ einfachen Workflows über Textanalysen mit natürlicher Sprachverarbeitung bis hin zu Echtzeit-Analysen, die Daten ständig überwachen und den Entscheidungsträgern just-in-time Desktop-Warnungen liefern.

Aber was braucht es, damit Ihre Implementierung einer Automatisierungslösung wirklich erfolgreich wird? Andrew Hayden, Preciselys Senior Product Marketing Manager für SAP Automation, gab einige Tipps in einem Webinar, das von SAP Insider veranstaltet wurde.

Definieren Sie Ihre Ziele für eine Automatisierungslösung im Voraus

Viele Unternehmen investieren heute aus zwei sehr wichtigen Gründen in die Automatisierung. Erstens: Automatisierung steigert die Effizienz. Das ist natürlich offensichtlich, aber warum jetzt investieren?

Erstens ist es ein Ziel, mit weniger mehr zu erreichen. Die Unternehmen schnallen den Gürtel enger und bereiten sich auf die Unsicherheit vor. Außerdem ist es für viele schwieriger, qualifiziertes Personal einzustellen, auszubilden und zu halten. Automatisierung bietet einen greifbaren ROI und mildert gleichzeitig die Unsicherheit, mit der viele Unternehmen angesichts des aktuellen Arbeitsmarktes konfrontiert sind.

Die Volatilität der Arbeitskräfte war während der COVID-19-Pandemie ein noch größeres Problem, als viele Mitarbeiter auf das Arbeiten von Remote umstellten, andere den Arbeitsplatz wechselten oder in Teilzeit arbeiteten und wieder andere in den Vorruhestand gingen. Automatisierung steigert die Effizienz und beseitigt den Zeit-, Arbeits- und Kostenaufwand, der mit der Verwaltung einer volatilen Belegschaft verbunden ist.

Durch Automatisierung können Unternehmen auch schneller arbeiten. Wichtig in diesem Zusammenhang ist, den menschlichen Faktor aus den Geschäftsprozessen zu eliminieren. Oder auch menschliche Entscheidungen durch automatisierte Workflows mit konfigurierbarer regelbasierter Ausnahmebehandlung zu beschleunigen. Preciselys Automate Evolve, zum Beispiel, ermöglicht komplexe mehrstufige Genehmigungsprozesse mit automatischer Buchung in SAP, wenn alle Genehmigungen erfolgt sind. Wenn dieser letzte Schritt aus dem Prozess herausgenommen wird, bedeutet dies, dass die Aufträge schneller bearbeitet werden, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und einer schnelleren Umsatzerzielung führt.

Ascend Performance Materials hat gut Erfahrungen gemacht

April Hargraves, Master Data Specialist bei Ascend Performance Materials, beschreibt die Erfahrungen ihres Unternehmens mit Automate Evolve: “Durch die Automatisierung haben wir die Anzahl der manuellen Eingriffe erheblich reduziert. Früher dauerten manche Qualifizierungen bis zu zwei Jahre, jetzt brauchen wir für die meisten Qualifizierungen im Durchschnitt nur noch drei Monate.”

Es gibt einen weiteren Vorteil der Automatisierung, der oft übersehen wird: die Genauigkeit. Wenn ein Unternehmen stark auf manuelle Eingaben angewiesen ist, werden zwangsläufig einige Informationen falsch eingegeben oder ganz übersehen. Die Automatisierung rationalisiert diese Prozesse und führt praktisch immer zu einheitlicheren, genaueren und vollständigeren Daten.

Indem Sie Ihre Unternehmensziele von Anfang an klar formulieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Automatisierungsprojekt erfolgreich ist.

Wählen Sie Ihre Prioritäten für die Implementierung einer Automatisierungslösung

Zu den Bereichen, die am meisten von der Automatisierung profitieren, gehören hochvolumige Vorgänge und workflowintensive Geschäftsprozesse. Massenaktualisierungen von Produktpreisen oder das massenhafte Laden von Stammdaten beinhalten oft große Mengen an Informationen. Auch wenn diese Projekte nicht sehr häufig vorkommen, können sie außerordentlich teuer sein. Sie beanspruchen auch wertvolle Zeit der Mitarbeiter, so dass Ihrem Unternehmen erhebliche Opportunitätskosten entstehen.

Workflow-intensive Prozesse sind oft die Ursache für Verzögerungen, die Ihr Unternehmen belasten und zu chronischen führen können. Unternehmen, die komplexe Produkte verkaufen, müssen beispielsweise häufig Genehmigungen von mehreren Abteilungen einholen, bevor sie einen Kundenvertrag abschließen können. Wenn nur ein wichtiger Genehmiger nicht im Büro ist, kann dies zu einer Verzögerung und möglicherweise sogar zu einem verlorenen Geschäft führen. Zentralisierte Workflows sorgen dafür, dass Genehmigungsprozesse zügig abgewickelt und alternative Genehmiger bei Bedarf benachrichtigt werden, so dass Verzögerungen vermieden werden.

Treffen Sie sich mit den verschiedenen Beteiligten, die mit Ihren wichtigsten Geschäftsprozessen zu tun haben. Ermitteln Sie die Schmerzpunkte und die Ursachen für Reibungsverluste. Sehr oft ergeben sich daraus Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern, Kopfschmerzen zu vermeiden und das Geschäftstempo in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen.

Es ist besonders wichtig, sich mit Ihren wichtigsten Business Usern an der Front auszutauschen. Allzu oft werden Technologieinitiativen von Personen mit spezialisiertem technischem Fachwissen vorangetrieben, die von höherrangigen Führungskräften unterstützt werden. Diese Gruppen sehen nicht unbedingt, was an der vordersten Front des Unternehmens jeden Tag passiert. Um Ihre Automatisierungsimplementierung erfolgreich zu gestalten, ist es wichtig, die Anwender einzubeziehen, die jeden Tag mit Kunden und Lieferanten arbeiten und den Prozessen und den damit verbundenen Daten am nächsten sind.

Prüfen Sie Ihre Optionen sorgfältig

Ihr Gesamtkonzept für die Implementierung der SAP-Automatisierung hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Welche SAP-Prozesse wollen Sie zum Beispiel automatisieren? Konzentrieren Sie sich auf Stammdaten oder wollen Sie die Automatisierung nutzen, um Transaktionsabläufe zu erleichtern oder beides?

Wenn Sie sich mit der Automatisierung befassen, ist es wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, wie Ihre Prozesse heute funktionieren. Wie werden SAP-Daten in Ihrem Unternehmen erstellt? Bieten Sie Selbstbedienungsfunktionen an, oder sind die Benutzer gezwungen, sich an eine andere Abteilung zu wenden, um das zu bekommen, was sie brauchen?

Wie werden die Daten derzeit verwaltet und überwacht? Wo sind die manuellen Prozesse? Welche Elemente sind, wenn überhaupt, bereits automatisiert? Welche Berührungspunkte gibt es mit externen (Nicht-SAP-) Systemen, und welche Art von Datenintegrationstechnologie setzen Sie gegebenenfalls ein?