SAP Stammdaten 101: Herausforderungen und Lösungen

Ihre Daten sind ein entscheidender Schlüssel zum betrieblichen Erfolg – und die strategische Bedeutung von SAP-Kundenstammdaten kann kaum hoch genug eingeschätzt werden.

Wenn es um kundenbezogene Transaktionen und Analysen geht, wirken sich die Integrität, Genauigkeit und Zugänglichkeit Ihrer Daten direkt auf die Fähigkeit Ihres Unternehmens aus, effizient zu arbeiten und Ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten.

Genau das macht eine langsame, manuelle Kundendatenverwaltung so schädlich. Diese Prozesse sind fehleranfällig, und Daten von schlechter Qualität können zu Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung und einer Vielzahl nachgelagerter Probleme bei Versand und Rechnungsstellung führen, die Ihre Kundenbeziehungen gefährden.

Unternehmen, die in der Lage sind, ihre SAP-Kundenstammdatenprozesse zu beschleunigen und zu vereinfachen, können dagegen Aufträge schneller verbuchen, Versand- und Rechnungsfehler reduzieren und letztlich zufriedenere Kunden und Vertriebsteams schaffen.

Was ist der Unterschied zwischen erfolgreichen und weniger erfolgreichen Unternehmen? Die Automatisierung der Prozesse rund um die Kundenstammdaten.

Folgend erfahren Sie mehr über die Grundlagen von Kundenstammdaten, die üblichen Herausforderungen bei der manuellen Verwaltung und wie Sie diese Hindernisse durch Prozessautomatisierung überwinden können.

Was sind Kundenstammdaten in SAP?

Unter Kundenstammdaten versteht man die wesentlichen Informationen, die Ihr Unternehmen über Ihre Kunden benötigt, um Ihre Geschäftsabläufe, Ihr Marketing, Ihren Kundenservice und vieles mehr zu unterstützen. Diese Details können umfassen:

• Namen
• Adressen
• Telefonnummern und/oder E-Mail-Adressen
• Rechnungs-, Versand- und Zahlungsbedingungen
• Steuerinformationen

Diese Daten scheinen einfach zu sein, aber ein kleiner Fehler kann große Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Diese Daten in Ihrem SAP-Ökosystem sind die Grundlage für Genauigkeit und Erfolg bei nahezu allen kundenorientierten und betrieblichen Aktivitäten. Von der Orchestrierung nahtloser Order-to-Cash-Prozesse bis hin zur Anpassung von Marketingkampagnen – die Auswirkungen von Kundenstammdaten sind überall spürbar.

Doch trotz des Wertes von Kundenstammdaten stellt ihre effektive Verwaltung eine Herausforderung dar, denn Faktoren wie manuelle, fehleranfällige Prozesse beeinträchtigen ihre Genauigkeit und Vertrauenswürdigkeit.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Verwaltung von Kundenstammdaten?

Auf dem Weg durch den dichten Wald der Kundenstammdatenverwaltung stoßen Unternehmen auf verschiedene Hindernisse, die ihren Fortschritt behindern:

Lassen Sie uns einige der häufigsten Herausforderungen des SAP-Kundendatenmanagements durchgehen.

• Langsame, manuelle Erstellungs- und Aktualisierungsprozesse

Wie erstellen oder aktualisieren Sie heute Ihre Kundendaten? Wenn Ihr Prozess dem vieler anderer Unternehmen gleicht, könnte er folgendermaßen aussehen: Jemand, in der Regel aus dem Vertrieb, leitet eine Anfrage per E-Mail ein. Damit wird ein langer Prozess in Gang gesetzt, bei dem E-Mails an die Parteien weitergeleitet werden, die Daten bereitstellen oder genehmigen müssen, was oft Tage oder länger dauert, wenn die Mitarbeiter nicht im Büro sind.

Schließlich erreicht eine E-Mail das Stammdatenteam, das die Daten dann manuell in SAP eingeben muss, um dann festzustellen, dass einige der Daten fehlen oder zweifelhaft sind.

• Doppelte Daten

Doppelte Kundendatensätze in SAP stellen für viele Unternehmen ein allzu häufiges Problem dar. Diese Duplikate können zu Verwirrung im Vertrieb, im Marketing, im Kundendienst und vielem mehr führen – ganz zu schweigen von ungenauen Berichten, höheren Kosten und Frustration der Kunden.

Ohne eine angemessene Kontrolle der in SAP eingehenden Daten ist es leicht zu erkennen, wie doppelte Datensätze für Auftraggeber, Lieferanschrift, Rechnungsanschrift oder Zahler entstehen können.

• Mangelnde Einhaltung von Geschäftsverfahren und -regeln

Wenn Sie manuelle Prozesse zur Erstellung und Aktualisierung Ihrer Kundenstammdaten verwenden, ist es äußerst schwierig, Ihre Geschäftsregeln und -verfahren konsequent durchzusetzen. So kann in Ihren Richtlinien beispielsweise festgelegt sein, dass für bestimmte Auftragsgrößen eine Bonitätsprüfung durchgeführt werden muss, bevor Sie einen neuen Kundendatensatz anlegen können.

Ohne formale Kontrollen können solche Regeln leicht umgangen oder übersehen werden, was zu Compliance-Verstößen und unnötigen Geschäftsrisiken führt.

• Nicht standardisierte, qualitativ schlechte Daten

Das Sprichwort „Garbage in, garbage out“ gilt besonders im Zusammenhang mit Kundenstammdaten. Wenn Sie Daten manuell über die SAP-Benutzeroberfläche eingeben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Datenformatierung wenig standardisiert ist. Ungenaue, nicht standardisierte oder unvollständige Informationen können die Auftragsabwicklung, die Rechnungsstellung und das Kundenbeziehungsmanagement zum Scheitern bringen, was das Vertrauen untergräbt und die Geschäftsergebnisse beeinträchtigt.

Wie viele dieser Herausforderungen kommen Ihnen bekannt vor? Und dies ist nur ein kleiner Ausschnitt der Herausforderungen und Folgen eines ineffektiven Kundendatenmanagements.

Auch wenn jedes Unternehmen andere Ziele und Bedürfnisse hat, liegt die gemeinsame Lösung für die effektive Bewältigung all dieser Herausforderungen in der Automatisierung.

Warum Sie ein automatisiertes Kundenstammdatenmanagement brauchen

Bei der Bewältigung dieser Herausforderungen ist die Automatisierung nicht nur eine technologische Lösung, sondern ein strategisches Gebot.

Um den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Anfragen drastisch zu reduzieren und die Datenqualität insgesamt zu verbessern – und das alles ohne technische SAP-Kenntnisse oder Abhängigkeit von der IT-Abteilung – ist die Automatisierung Ihrer manuellen Kundenstammdatenprozesse von entscheidender Bedeutung.

Um den Berg an Datenpflegeaufgaben zu bewältigen, können Sie Excel-basierte Lösungen einsetzen, die im Hintergrund Daten mit SAP austauschen und die Dateneingabe über die SAP-GUI überflüssig machen.

Precisely Automate versetzt SAP-Analysten, SAP-Superuser und Stammdatenexperten in die Lage, diese SAP-fähigen Excel-Arbeitsmappen mit einem einfachen „Record, Map, Run“-Prozess zu erstellen.

Mit diesen Arbeitsmappen können Sie Tausende von Datensätzen in wenigen Minuten erstellen oder ändern und dabei die Daten validieren und standardisieren, um die Datenqualität zu verbessern. Das steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Arbeitsmoral, und Ihr Team hat mehr Zeit für höherwertige Aufgaben.

Nehmen Sie zum Beispiel den SAP XD02 t-code (Kundenaktualisierung). Mit unserer Excel-basierten Automate Studio-Lösung erzielen die Anwender eine durchschnittliche Zeitersparnis von 99 %. Bei XD02 (Anlegen von Kunden-Material-Infosätzen) liegt die durchschnittliche Zeitersparnis bei 97 %.

Mit der Möglichkeit, Tausende von Datensätzen in nur wenigen Minuten zu erstellen oder zu aktualisieren, gewinnen Sie Zeit, die Sie für andere wertvolle Geschäftsziele nutzen können.

Lassen Sie uns nun noch einmal die oben genannten Herausforderungen betrachten und die Auswirkungen intelligenter Automatisierungslösungen untersuchen:

Herausforderung: Langsame, manuelle Erstellungs- und Aktualisierungsprozesse

Die Lösung: Rationalisierung und Beschleunigung durch leistungsstarke Prozessautomatisierung

Machen Sie sich bereit für dramatische Zeiteinsparungen. Mit den Funktionen von Precisely Automate können Sie:

• Erstellungs- oder Aktualisierungsanfragen automatisch an die zuständigen Stellen weiterleiten
• verschiedene Personen parallel an der Bereitstellung oder Freigabe von Kundendaten arbeiten lassen
• Daten mit nur wenigen Klicks validieren und in SAP einpflegen, anstatt sie manuell einzugeben

Mit all diesen Automatisierungsmöglichkeiten können Sie Aufträge schneller bearbeiten und Ihre Kunden besser bedienen.

Herausforderung: Datendopplung

Die Lösung: Erleichtern Sie die Suche nach bestehenden Kundendatensätzen

Geben Sie Ihren Teams eine einfache Möglichkeit, nach vorhandenen Datensätzen zu suchen, indem Sie die Felder verwenden, die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind, und die Anzahl der erstellten doppelten Datensätze drastisch reduzieren oder sogar eliminieren.

Mit Automate Studio können Sie schnell eine Excel-basierte Lösung erstellen, um Kundendatensätze auf der Grundlage der von Ihnen gewählten Kriterien zu extrahieren, Duplikate zu identifizieren und sie entsprechend zu kennzeichnen. Mit einem Mausklick können Sie dann den Status dieser Datensätze in SAP ändern – ganz ohne Programmieraufwand.

Herausforderung: Uneinheitliche Daten von schlechter Qualität

Die Lösung: Durchsetzung von Geschäftsregeln und Verbesserung der Daten mit Webformularen

Entwickeln Sie eine Formular- und Workflow-Lösung mit integrierten Datenleitplanken und machen Sie Schluss mit uneinheitlichen Daten. Setzen Sie Ihre Geschäftsregeln für die Formatierung von Schlüsselfeldern durch, wie z.B. Bindestriche in Telefonnummern oder Großbuchstaben für Kundennamen zu verwenden.

Precisely Automate bietet eine breite Palette von Data Stewardship-Funktionen, die es Ihren Geschäftsteams ermöglichen, die Datenqualität zu verbessern, unabhängig davon, ob sie ein Webformular oder eine Excel-Arbeitsmappe zum Datenaustausch mit SAP verwenden.

Herausforderung: Mangelnde Einhaltung von Geschäftsverfahren und -regeln

Die Lösung: Erstellen Sie automatisierte Workflows mit formalen Kontrollen

Mit hochentwickelter SAP-Datenautomatisierungssoftware wie Automate Evolve kann Ihr Team Lösungen entwickeln und einführen, die die Einhaltung Ihrer Geschäftsverfahren gewährleisten.

Ganz gleich, ob Sie formale Genehmigungsabläufe definieren oder intelligente Formularlogik verwenden, um Workflow-Schritte oder Datenanforderungen auf der Grundlage der Eingaben von Geschäftsanwendern auszulösen, Sie können Ihre Kundenstamm-Prozesse festschreiben, um Risiken zu verringern und die Datenqualität zu verbessern.

Es liegt auf der Hand, dass die Automatisierung unsere Arbeitsweise verändert – in SAP-Kundenstammdatenprozessen und darüber hinaus. Sie bietet die Geschwindigkeit, Flexibilität, Datenqualität und -integrität, die erforderlich sind, um bei Bedarf schnell umzuschwenken und schneller bessere Entscheidungen zu treffen.

SAP Automatisierung – der ROI Calculator

Sie möchten sehen, wann sich eine Investition rechnet? Nutzen Sie Ihre eigenen Zahlen und Prozesse und finden Sie heraus, wann und wie stark sich eine Automatisierung lohnt.

SAP-Automatisierung in Aktion: Die Erfolgsgeschichte der Kellogg Company (englisch)

Die Kellogg Company bringt seit über 100 Jahren Menschen an einem Tisch zusammen. Die Geschichte des Unternehmens begann mit der Erfindung der ersten Frühstücksflocken, und heute hat sich das Markenportfolio um Tiefkühlkost, Snacks und andere Frühstücksartikel erweitert.

Bei all diesem Erfolg und Wachstum ist es nicht verwunderlich, dass das Unternehmen riesige Mengen an Kundendaten zu verwalten hat – doch das Team war mit seiner Excel-basierten Lösung nicht zufrieden, die aufgrund von Routing-Inkonsistenzen zu Problemen bei der Prüfung und der Kundenbeziehung führte.

Die Lösung? Eine einfachere und schnellere Verwaltung der Kundenstammdaten durch Automatisierung.

Precisely Automate hat die Routing-Probleme des Unternehmens gelöst, wobei das flexible Formular-Tool besonders wertvoll ist, da es die Datenverwaltung und die korrekte Weiterleitung an die entsprechenden Geschäftsanwender ermöglicht.

In einer schnelllebigen Umgebung wie der Kellogg Company machte die Zeitersparnis den Unterschied aus – ebenso wie der integrierte Charakter der Software. Die gestrafften Prozesse haben den Teammitgliedern ein Gefühl der Eigenverantwortung gegeben, so dass es einfacher ist, die anstehenden Aufgaben zu erledigen und die Fristen einzuhalten.

Ganz zu schweigen davon, dass die Software auch dazu beigetragen hat, die zuvor beunruhigenden Audit-Probleme zu lösen und die Geschäfts-KPIs zu verbessern.

Beginnen Sie heute mit der Automatisierung

Wenn es um die Verwaltung von Kundenstammdaten in SAP geht, wirkt die Vielfalt der Herausforderungen zunächst überwältigend. Wenn Sie jedoch bereit sind, sich auf Veränderungen durch Automatisierung einzulassen, sind die Vorteile enorm – Sie können die Datenintegrität, die betriebliche Effizienz, die strategische Flexibilität und vieles mehr verbessern.

Stellen Sie es sich so vor: Die Reise beginnt mit einem einzigen Schritt – der Entscheidung, von manuellen, fehleranfälligen Prozessen auf eine automatisierte, optimierte Zukunft umzusteigen.

Wenn Sie die Möglichkeiten der Automatisierung nutzen, erschließen Sie das volle Potenzial Ihrer Kundenstammdaten und verwandeln Herausforderungen in Chancen für Wachstum und Innovation.

Weitere detaillierte Einblicke und praktische Tipps zur Verbesserung Ihres Kundenstammdatenmanagements und zur Lösung Ihrer größten Herausforderungen finden Sie in unserem eBook: Wie Sie die 10 größten Herausforderungen im Bereich Kundenstammdaten in SAP lösen.

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Ein nahtloses, effizientes und effektives Kundenstammdatenmanagement erwartet Sie.

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