Automatisierung von SAP-Prozessen: Trends 2024

SAP bietet einige der robustesten Unternehmenssoftwareprodukte auf dem Markt. Das ist natürlich sehr wichtig für jeden, der ein komplexes globales Unternehmen mit vielen “beweglichen Teilen” betreibt. SAP leistet hervorragende Arbeit bei der Bewältigung dieser Komplexität – aber die Pflege der Stammdaten, die rechtzeitige Aktualisierung der SAP-Informationen und die Aufrechterhaltung eines reibungslosen Ablaufs sind komplex.

An dieser Stelle kommen Automatisierungswerkzeuge ins Spiel. Da Unternehmen heute mit reduzierten Ressourcen immer mehr erreichen müssen, ist die Software-Automatisierung ein hervorragender Ansatz für Kosteneinsparungen, Effizienz und Agilität voran.

Im Zuge dieses Strebens nach mehr Effizienz und Agilität sehen wir hier die Trends, die sich im Jahr 2024 für die Automatisierung von SAP-Prozessen abzeichnen.

Trend 1: Agilität weiter im Fokus

Agilität ist nach wie vor eines der wichtigsten gewünschten Ergebnisse von Initiativen zur digitalen Transformation. Und noch nie war es so klar, dass die Automatisierung eine entscheidende Rolle beim Erreichen dieser Agilität spielt. Einfach ausgedrückt: Manuelle, fehleranfällige Prozesse reichen einfach nicht mehr aus, um in einer schnelllebigen digitalen Landschaft erfolgreich zu sein.

Der 2023 State of SAP Automation Report (englische Version) unterstreicht die entscheidende Rolle der Automatisierung, die durch verlässliche Daten unterstützt wird, um Effizienz, Agilität und sichere Entscheidungen in Unternehmen zu fördern. In dieser Umfrage unter mehr als 150 SAP® IT-Stakeholdern und Geschäftsanwendern haben wir festgestellt, dass über 85 % der Unternehmen den Wert der Automatisierung ihrer SAP-Geschäftsprozesse und der damit verbundenen SAP-Datenprozesse erkennen.

Auf die Frage nach den Ergebnissen der Automatisierung nannten die Befragten:

• weniger Zeitaufwand für manuelle, niederrangige Arbeiten (74 %)
• Höhere Geschwindigkeit und Reaktionsfähigkeit (52 %)
• Kosteneinsparungen (45 %)
• Vorteile wie diese tragen zu größerer Flexibilität und Geschwindigkeit bei, was Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft, da Sie schneller auf dem Markt sind und auf Marktveränderungen reagieren können.

Und wenn uns die letzten Jahre etwas gelehrt haben, dann, dass die Flexibilität, die erforderlich ist, um sich in Echtzeit an Marktveränderungen und Geschäftsunterbrechungen anzupassen, wichtiger denn je ist.

Trend 2. KI beschleunigt die nächste Stufe der Automatisierungstechnologien

KI (künstliche Intelligenz) ist in aller Munde. In der Software bietet KI-Technologie enorme Möglichkeiten, Benutzeraufgaben zu automatisieren oder zu beschleunigen, was zu größerer Effizienz und Produktivität und einer geringeren Abhängigkeit von manueller Arbeit führt.

Automatisierungs- und Intelligenzinitiativen sind da keine Ausnahme. Die Nachfrage nach generativer KI (GenAI) treibt dabei die nächste Entwicklungsstufe voran.

Untersuchungen von IDC (englisch) haben ergeben, dass ein aufkommender Ansatz in diesem Bereich die Fähigkeit ist, Empfehlungen zu generieren, die es den Mitarbeitern ermöglichen, bessere Entscheidungen zu treffen, da wir uns von regelbasierter Entscheidungsautomatisierung zur KI bewegen.

Das Forschungsunternehmen stellt auch fest, dass Automatisierungsteams zunehmend mit GenAI experimentieren. Sie konzentrieren sich auf Initiativen wie die Ausweitung der Dokumentenautomatisierung auf unstrukturierte Anwendungsfälle und die Erstellung spezialisierter KI-Modelle auf der Grundlage von Vorschriften, Codes und Richtlinien, die die Automatisierung auf neue Anwendungsfälle ausweiten.

Es ist auch wichtig, die Rolle der prädiktiven KI bei der Implementierung der Backend-Prozessautomatisierung zu untersuchen. Diese prognostiziert Ergebnisse auf der Grundlage Ihrer eigenen Datenhistorie und Änderungen im Laufe der Zeit – unter Berücksichtigung der Wahrscheinlichkeit von Feldwerten, Routing-Zielen und mehr. Das bedeutet, dass öffentlich verfügbare Daten nicht für Ihren Prozess verwendet werden und dass Ihr Prozess das Modell auch nicht trainiert.

Schauen wir uns ein Beispiel an, bei dem KI-gesteuerte Automatisierung einen großen Einfluss haben kann: Die manuelle Materialstammerstellung in SAP. Dieser Prozess ist notorisch komplex und fehleranfällig. Unternehmen versuchen oft, diese Fehler zu bekämpfen und die Datenqualität zu verbessern, indem sie Hunderte von Regeln zur Datenvalidierung definieren – aber dieser Ansatz birgt seine eigenen zeitraubenden Herausforderungen.

Mit KI können Sie stattdessen mit einem einzigen kleinen Satz von Regeln beginnen und mit dem folgenden Prozess neues Material erstellen:

1. Trainieren Sie einen Algorithmus mit Ihren historischen Daten. Dann geben Sie die Mindestanzahl von Eingabefeldern ein, um den Erstellungsauftrag zu starten.
2. Die KI nimmt diese Informationen auf und sagt die Ausgabefelder auf der Grundlage ihrer Konfidenzniveaus voraus.
3. Die KI-Ausgabefelder werden verwendet, um Formularfelder vorab auszufüllen und zu validieren.
4. Mit diesem Prozess wird die manuelle, zeitaufwändige Dateneingabe zu einer rationalisierten Datenüberprüfung. Und mit jeder Überprüfung und Anpassungsrunde steigt das Vertrauen in den Algorithmus, Ihre Datenqualität wird insgesamt besser und die Prozesse werden schneller.

In Zusammenarbeit mit der Americas SAP Users Group (ASUG) hat Precisely eine Studie durchgeführt, um die Bedeutung, die Herausforderungen und die Möglichkeiten zu ermitteln, die die Automatisierung komplexer, datenintensiver SAP-Prozesse für Unternehmen darstellt.

Trend 3. Komplexität ist multi-dimensional und herausfordernd

Die Komplexität ist eine der größten Herausforderungen bei vielen Initiativen zur Prozessautomatisierung, und sie hat diverse Dimensionen. Die Geschäftsprozesse selbst und die mit jedem SAP-Datensatz verknüpften Daten sind allesamt komplex – und das auf einem schnell wachsenden Niveau – was die Analyse und das Reengineering erschwert.

Während die Auswirkungen der Komplexität auf die allgemeine Akzeptanz der Automatisierung nicht überraschen mögen, gibt es einige nuanciertere Trends, die unsere Umfrage mit ASUG aufgedeckt hat:

• 50 % der Unternehmen sehen sich durch die Komplexität der Geschäftsprozesse herausgefordert.
• 45 % der Unternehmen haben Probleme mit der Komplexität und dem Umfang der SAP-Stammdaten.

Es ist erwähnenswert, dass die Komplexität von Prozessen bei einer genaueren Betrachtung als Herausforderung genannt wird:

• 64 % der Unternehmen, in denen die Teams für Unternehmensarchitektur für die Automatisierung zuständig sind
• 29 % der Unternehmen, in denen spezielle Teams für die digitale Transformation oder Kompetenzzentren für die Automatisierung zuständig sind

Das ist ein erheblicher Unterschied und zeigt uns, dass die Implementierung der Prozessautomatisierung besser von Teams geleitet werden sollte, die näher an SAP ERP und den Geschäftsprozessen selbst dran sind, als von denen, die sich auf die zugrunde liegende Infrastruktur und die gewählte Automatisierungstechnologie konzentrieren.

Wenn wir uns auf die Herausforderungen im Zusammenhang mit Stammdaten konzentrieren, so stehen diese im Zusammenhang mit der Komplexität der Verwaltung, Änderung oder Automatisierung von SAP-Stammdaten und der damit verbundenen Prozesse. Die Verwaltung von Stammdaten über mehrere Systeme hinweg bedeutet in der Regel, dass die automatisierte Lösung ein Multi-Domain-System umfasst und bei Bedarf mit anderen, unternehmensweiten Systemen wie CRM- oder PIM-Systemen koordiniert werden muss.

Die gute Nachricht: Diese Herausforderungen sind lösbar, wenn die derzeitigen Prozesse zur Erstellung und Verwaltung von SAP-Daten analysiert und überarbeitet werden. Auf diese Weise ist es relativ einfach, die Prozesse in verwandte Komponenten zu zerlegen, die den Ausgangspunkt für die Automatisierung bilden können.

Trend 4. Prozess-Standardisierung für höhere Datenqualität

Bei der Automatisierung geht es nicht nur darum, den manuellen Aufwand zu beseitigen, sondern auch um eine bessere Kontrolle der Datenstandards. Ein erheblicher Prozentsatz der SAP-Prozesse wird manuell durchgeführt. Das bedeutet, dass sie nicht geregelt sind und stark variieren können, je nachdem, wer die Aufgabe zu welchem Zeitpunkt ausführt.

Mithilfe von Automatisierungstools können Datenverantwortliche auf einfache Weise Geschäfts- und Datenverwaltungsregeln auf Self-Service-Anwendungen und Excel-Vorlagen anwenden. Die Daten werden vollständig validiert, bevor sie überhaupt in SAP eingehen. Dadurch werden Fehler und die üblichen Prozesse zur Fehlerprüfung und -behebung vermieden, die bei Stammdatenaktualisierungen unweigerlich auftreten.

Anstatt Datenqualitätsprobleme zu beheben, nachdem sie in das System gelangt sind, bieten Automatisierungswerkzeuge für SAP wie Precisely Automate, eine Möglichkeit, Datenqualitätsprobleme von vornherein zu vermeiden, langfristige Effizienz zu erzielen und Fehler in großem Umfang zu eliminieren.

Automatisierung hilft SAP-Kunden, viele ihrer häufigsten Herausforderungen im Datenmanagement zu lösen – Prozesse zu beschleunigen, die Zusammenarbeit zu verbessern und eine hohe Datenqualität zu gewährleisten. Weitere Informationen zu den neuesten Automatisierungstrends und -erkenntnissen und was diese für Ihr Unternehmen bedeuten, finden Sie im 2023 State of SAP Automation Report.